Grundsätzliche Informationen zum Verfahren

Aufgrund der fehlenden Urkundensicherheit erfolgt keine Legalisation von in Guinea-Bissau errichteten öffentlichen Urkunden. Stattdessen kann eine Überprüfung bissauischer Urkunden in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte durchgeführt werden. Von Privatpersonen kann keine Urkundenüberprüfung veranlasst werden.

Angesichts der lokalen Gegebenheiten in Guinea-Bissau greift die Botschaft für die Überprüfung der Urkunden auf die Unterstützung von ausgewählten Anwaltskanzleien zurück. Daneben ist die Botschaft auf die Mitwirkung bissauischer Behörden angewiesen. Das Ergebnis der Urkundenüberprüfung und der in ihrem Rahmen durchgeführten Erhebungen fassen die Mitarbeitenden des Konsularreferats der Botschaft in einer bewertenden Stellungnahme an die ersuchende Stelle zusammen, die von diesen als Entscheidungshilfe genutzt werden kann.

Für die Einsendung von Amtshilfe- bzw. Rechtshilfeersuchen sollte der amtliche Kurierweg des Auswärtigen Amts genutzt werden. Amtshilfeersuchen sind wie folgt zu adressieren:

Auswärtiges Amt, Botschaft Dakar, Kurstraße 36, 10117 Berlin

Die Botschaft bestätigt der ersuchenden Stelle den Eingang des Amtshilfeersuchens unter Nennung des Aktenzeichens der Botschaft.

Derzeit ist mit einer Bearbeitungszeit von ca. 12 Monaten (in Einzelfällen auch länger) nach Eingang der vollständigen Unterlagen zu rechnen. Die ersuchenden Stellen werden gebeten, in dieser Zeit von Sachstandsanfragen abzusehen.

Antragstellerin und Kostenschuldnerin ist im Rahmen der Amtshilfe die ersuchende Behörde. Diese erhält nach Abschluss der Überprüfung einen Kostenfestsetzungsbescheid. Anfragen von Privatpersonen zu einzelnen Urkundenüberprüfungen werden durch die Botschaft nicht beantwortet.

Folgende, in Guinea-Bissau errichtete öffentliche Urkunden können überprüft werden:

• Geburtsurkunden
• Heiratsurkunden
• Sterbeurkunden
• Scheidungsurkunden/ Scheidungsurteile
• Stammbuch („Cedula Pessoal“)

Sonstige Dokumente (z.B. „Ledigkeitsbescheinigungen“, eidesstattliche Versicherungen) werden durch die Botschaft nicht überprüft. Es können allenfalls Befragungen im ehemaligen sozialen Umfeld zum dort bekannten Familienstand der urkundeninhabenden Person durchgeführt werden.

Benötigte Unterlagen

• Anschreiben nebst Doppel für das Verbindungsbüro der Botschaft in Bissau

• Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Behörde in Höhe von 400,- EUR
  

• Bissauische Urkunde/n im Original + jeweils 2 Kopien (sofern vorhanden mit Übersetzung)
  • Geburtsurkunden der Betroffenen sollten zur Identitätsfeststellung stets mit überprüft werden
• Kopie des deutschen Aufenthaltstitels der betroffenen Person
• Benennung von mindestens drei Referenzpersonen in Guinea-Bissau, die zur urkundeninhabenden Person Auskunft geben können (Verwandte, Freunde, Nachbarn) und deren Anschriften und Telefonnummern
• Lageskizze zum Aufsuchen der Personen
• Angabe des Datums der Ausreise aus Guinea-Bissau
• Passkopie
• Passfoto
• Sofern vorhanden: Nachweise über Schulbesuch/Ausbildung in Guinea-Bissau oder andere identitätsnachweisende Unterlagen wie z.B. Ausweis/ Identitätskarte, Impfpass, Führerschein etc., möglichst älteren Datums
• von der urkundeninhabenden Person unterschriebene Datenschutzbelehrung

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