Grundsätzliche Informationen zum Verfahren

Aufgrund der fehlenden Urkundensicherheit erfolgt keine Legalisation von in Gambia errichteten öffentlichen Urkunden. Stattdessen kann eine Überprüfung gambischer Urkunden in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte durchgeführt werden. Von Privatpersonen kann keine Urkundenüberprüfung veranlasst werden.

Vor dem Hintergrund des hohen Aufkommens an erbetenen Urkundenüberprüfungen sowie der lokalen Gegebenheiten in Gambia greift die Botschaft für die Überprüfung der Urkunden auf die Unterstützung von ausgewählten Anwaltskanzleien zurück. Daneben ist die Botschaft auf die Mitwirkung gambischer Behörden angewiesen. Das Ergebnis der Urkundenüberprüfung und der in ihrem Rahmen durchgeführten Erhebungen fassen die Mitarbeitenden des Konsularreferats der Botschaft in einer bewertenden Stellungnahme an die ersuchende Stelle zusammen, die von diesen als Entscheidungshilfe genutzt werden kann.

Für die Einsendung von Amtshilfe- bzw. Rechtshilfeersuchen sollte der amtliche Kurierweg des Auswärtigen Amts genutzt werden. Amtshilfeersuchen sind wie folgt zu adressieren:

Auswärtiges Amt, Botschaft Dakar, Kurstraße 36, 10117 Berlin

Die Botschaft bestätigt der ersuchenden Stelle den Eingang des Amtshilfeersuchens unter Nennung des Aktenzeichens der Botschaft.

Aufgrund der hohen Anzahl zu überprüfender Urkunden sowie der örtlichen Verhältnisse ist mit einer Bearbeitungszeit von ca. 12 Monaten (in Einzelfällen auch länger) nach Eingang der vollständigen Unterlagen zu rechnen. Diese lange Bearbeitungszeit wird vor allem durch die stark verzögerte oder ausbleibende Reaktion der gambischen Behörden auf Anfragen zur Echtheitsbestätigung hervorgerufen und ist insofern von der Botschaft nicht zu beeinflussen. Die ersuchenden Stellen werden gebeten, in dieser Zeit von Sachstandsanfragen abzusehen.

Antragstellerin und Kostenschuldnerin ist im Rahmen der Amtshilfe die ersuchende Behörde. Diese erhält nach Abschluss der Überprüfung einen Kostenfestsetzungsbescheid. Anfragen von Privatpersonen zu einzelnen Urkundenüberprüfungen werden durch die Botschaft nicht beantwortet.

Folgende, in Gambia errichtete öffentliche Urkunden können überprüft werden:

• Geburtsurkunden
• Heiratsurkunden (sowohl zivile als auch muslimische Eheschließungen)
• Sterbeurkunden
• Scheidungsurkunden (Scheidung nach muslimischen Riten)/ Scheidungsurteile

Sonstige Dokumente (z.B. „Ledigkeitsbescheinigungen“, eidesstattliche Versicherungen) werden durch die Botschaft nicht überprüft. Es können allenfalls Befragungen im ehemaligen sozialen Umfeld zum dort bekannten Familienstand der urkundeninhabenden Person durchgeführt werden.

Allgemeine Hinweise zu gambischen Urkunden

Nach den Erfahrungen der Botschaft sind gambische Urkunden in der Regel echt. Jedoch kommen gambische Urkundspersonen der Standesämter, anderer Behörden und bei den Islamischen Gerichtshöfen zumeist ihren eigenen verfahrensrechtlichen Vorgaben und Prüfpflichten bei der Errichtung von Urkunden nicht nach. Dies macht die Urkunden selbst nach gambischem Recht in einer Vielzahl der Fälle nichtig oder anfechtbar. Dass Urkundeninhaber formal einwandfrei erstellte Urkunden erlangen können, insbesondere wenn es sich um Auszüge von alten, bereits bestehenden, Registereinträgen handelt, ist allerdings nach hiesiger Erfahrung selbst bei entsprechender Anleitung selten realistisch. In der Praxis wird die verfahrensführende Behörde daher in vielen Fällen eine als echt und inhaltlich richtig bewertete Urkunde, die aufgrund von Verfahrensfehlern nach gambischem Recht nichtig oder anfechtbar wäre, mangels Alternative dennoch als Nachweis akzeptieren müssen.

Ein häufig auftretendes Problem ist beispielsweise die Mehrfachregistrierung von Geburten in Gambia. Doppel- bzw. Mehrfachregistrierungen von Geburten sind nach gambischem Recht verboten und nachfolgende Registrierungen werden automatisch als nichtig erachtet. Dennoch sind Mehrfachregistrierungen eher die Regel, als die Ausnahme, und Urkundeninhaber haben häufig auch gar keine Möglichkeit, an Auszüge eines bereits bestehenden Registereintrags zu kommen.

Vor diesem Hintergrund ist die Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit der Urkunden umso bedeutsamer.

Hinweise zur Familienstandsprüfung und zu gambischen „Ledigkeitsbescheinigungen“

Ehefähigkeitszeugnisse oder „Ledigkeitsbescheinigungen“ sind im gambischen Recht unbekannt. In Gambia existiert keine Stelle, die zur Erteilung eines solchen Zeugnisses befugt ist oder dazu befähigt wäre, den Familienstand bzw. die „Ledigkeit“ einer Person anhand umfassend geführter Eheregister zu überprüfen. Einer der Gründe hierfür liegt darin, dass die Registrierung einer religiös geschlossenen Ehe nicht zwingend vorgegeben ist. Gambische Staatsangehörige legen inländischen Behörden in der Regel „Ledigkeitsbescheinigungen“ vor, die vom gambischen Justizministerium ausgestellt wurden. Bei diesem Dokument handelt es sich lediglich um eine allgemeine Bescheinigung, in der angegeben wird, dass eine Person ledig zu sein „scheint“. Der Familienstand wird jedoch nicht förmlich bestätigt. Im gambischen Rechtsverkehr hat diese Bescheinigung keine Bedeutung; sie ist keine öffentliche Urkunde und kann durch die Botschaft insofern nicht überprüft werden.

Sollte die amtshilfeersuchende inländische Stelle gleichwohl Angaben zum Familienstand einer Person wünschen, sollte sie in ihrem Amtshilfeersuchen hierauf explizit hinweisen. Dieser Aspekt wird sodann im Überprüfungsumfang berücksichtigt und die Mitarbeitenden des Konsularreferats werden in ihrer Stellungnahme – soweit dies anhand der Ermittlungsergebnisse möglich ist – auf Erkenntnisse zum Familienstand einer Person eingehen.

Benötigte Unterlagen

Zur Urkundenüberprüfung sind folgende Unterlagen erforderlich:

• Anschreiben nebst Doppel
• Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Behörde in Höhe von 350 EUR
• Gambische Urkunde/n im Original + jeweils 2 Kopien (eine Übersetzung ist nicht erforderlich)
  • Geburtsurkunden der Betroffenen sollten zur Identitätsfeststellung stets mit überprüft werden
• zwei aktuelle Passbilder
• Kopie des deutschen Aufenthaltstitels der betroffenen Person
• vollständig ausgefüllter und unterschriebener Fragebogen in zwei Ausfertigungen (Wichtig: Angabe von mindestens drei Referenzpersonen inkl. Telefonnummer, Anschrift sowie Wegskizze (auf Englisch) und Kontaktangaben zu den Eltern sind für eine Identitätsüberprüfung unbedingt erforderlich!)
• je zwei Kopien von folgenden Unterlagen, falls vorhanden
  • Reisepass, auch abgelaufener
  • Identitätskarte, auch abgelaufene
  • gambischer Führerschein, auch abgelaufener
  • Nachweise zu Schulbesuch/Ausbildung in Gambia (z.B. WAEC Zeugnis)
  • gambischer Impfpass, Health/Medical/Hospital Card
  • gambischer Mutterpass („Maternal Record“)
  • Taufurkunde
  • gambische Wählerkarte, auch abgelaufene
  • Unterlagen zu Beschäftigungsverhältnissen in Gambia
• von der urkundeninhabenden Person unterschriebene Datenschutzbelehrung
• Bei Überprüfung von Heiratsurkunden: drei Fotos der Eheschließung (insbesondere von der Unterzeichnung der Heiratsurkunde)

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