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Merkblatt zur Urkundenprüfung in Amts- oder Rechtshilfe

17.12.2020 - Artikel
Merkblatt zur Einstellung der Legalisation und möglicher Urkundenprüfung auf dem Amtshilfeweg

Die Voraussetzungen zur Legalisation von öffentlichen Urkunden aus Gambia sind bis auf weiteres nicht gegeben. Daher wurde die Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amtes eingestellt.

Den innerdeutschen Behörden steht es grundsätzlich frei, gambische Urkunden im Wege der freien Beweiswürdigung gem. § 438 Abs. 1 ZPO ohne weitere Überprüfung für die beantragte Verwaltungshandlung zu akzeptieren.

Ist aus Sicht einer Inlandsbehörde eine Urkundenüberprüfung dennoch erforderlich, kann ein entsprechendes Amtshilfeersuchen gestellt werden.

Allgemeiner Hinweis

Nach den Erfahrungen der Botschaft sind die vorgelegten gambischen Urkunden in der Regel formal echt. Totalfälschungen kommen eher selten vor.
Zwar sind  nach gambischem Recht Nachbeurkundungen  nach Ablauf der Anzeigefrist zulässig, allerdings nur, wenn die Geburt, Eheschließung oder der Sterbefall nicht bereits früher registriert wurde. Es ist jedoch weit verbreitete Praxis, dass beim sog. ‚Registrar‘ ein Sachverhalt nachträglich angezeigt  und darüber eine formal echte Urkunde ausgestellt wird (sog. Spätbeurkundungen). Eine inhaltliche Prüfung des Sachverhalts findet dann in der Regel nicht statt – genauso wenig wie die Prüfung, ob die anzeigende Person anzeigeberechtigt ist oder ob bereits eine frühere Registrierung existiert. Die Prüfung der formalen Echtheit einer aufgrund Spätbeurkundung ausgestellten Urkunde ist daher aus Sicht der Botschaft entbehrlich. Eine Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit einer solchen Urkunde kann im Wege der Befragung von Referenzpersonen zwar vorgenommen werden, ergibt aber in den meisten Fällen keine eindeutigen Ergebnisse.

Geburtsurkunden

Insbesondere werden häufig Geburtsurkunden vorgelegt, denen zu entnehmen ist, dass die Registrierung der Geburt erst viele Jahre nach der Geburt erfolgte, oft zur Vorlage bei deutschen oder ausländischen Behörden. Derartige Urkunden haben wenig Aussagewert (s.o.). Da für zahlreiche Angelegenheiten in Gambia eine Geburtsurkunde benötigt wird, z.B. für den Schulbesuch und die Beantragung von Ausweisdokumenten, ist in der Regel davon auszugehen, dass die Geburt bereits zu einem früheren Zeitpunkt registriert wurde, unter Umständen mit anderen Personendaten. Die Urkundeninhaber sollten deshalb stets aufgefordert werden, Auszüge aus der bereits bestehenden Geburtsregistrierung vorzulegen, um einen Abgleich dieser Registrierung mit dem Urkundeninhalt zu ermöglichen.

Hinweis zur inhaltlichen Prüfung: In Gambia ist es nicht unüblich, dass das eigene Geburtsdatum oder das der Kinder, Eltern oder Geschwister nicht genau bekannt ist. Häufig kann nur das ungefähre Alter oder das Geburtsjahr benannt werden. Insofern kann eine inhaltliche Prüfung zwar Aufschluss über die tatsächliche Elternschaft und ggf. Geburtsort geben, in den wenigsten Fällen jedoch über das genaue Geburtsdatum.

Ledigkeitsbescheinigungen

Das gambische Personenstandsrecht kennt keine Ledigkeitsbescheinigungen. Es existieren keine Rechtsvorschriften, die eine bestimmte Behörde zur Erteilung solcher Bescheinigungen ermächtigen und auch keine Register, die es einer gambischen Behörde ermöglichen, die inhaltliche Richtigkeit zu prüfen. Die Bescheinigung sind zwar in der Regel formal echt, entfalten jedoch nach gambischem Recht aus vorgenannten Gründen keine Wirkung.

Bei den üblicherweise vorgelegten Bescheinigungen handelt es sich um Erklärungen eines Zeugen, die vor einer Urkundsperson abgegeben wurden. Ein Beweiswert ist nicht gegeben. Die Botschaft wird für diese Bescheinigungen daher keine Überprüfungen mehr vornehmen. Es wird stattdessen anheimgestellt, eine Versicherung an Eides statt in Deutschland aufzunehmen.

Zur Urkundenüberprüfung sind folgende Unterlagen erforderlich
  • Anschreiben nebst Doppel für Verbindungsbüro Banjul
  • Kostenübernahmeerklärung in Höhe von 350 EUR
  • Gambische Urkunde/n im Original + jeweils 2 Kopien (eine deutsche Übersetzung ist nicht erforderlich)
  • 2 Passkopien
  • 2 Passfotos
  • Angabe von mindestens 3 Referenzpersonen in Gambia, die zum Urkundeninhaber Auskunft geben können (Verwandte, Nachbarn, Freunde) und deren Anschriften und Telefonnummern. Eine Lageskizze zum Auffinden der Personen ist hilfreich – in doppelter Ausführung
  • Lageskizze des letzten Wohnorts des Antragstellers

Nachweise zu Schulbesuch/Ausbildung in Gambia oder andere Unterlagen älteren Datums, die Rückschlüsse auf die Identität des Urkundeninhabers zulassen, wie z.B. Identitätskarte, Führerschein, Impfpass, Health Card im Original  + jeweils 2 Kopien

Wird die Überprüfung im Zusammenhang mit einem Visumverfahren durchgeführt, sollten die Kosten zur Verwaltungsvereinfachung vom Antragsteller zu Beginn der Prüfung nach entsprechender Aufforderung beim Verbindungsbüro der Botschaft in Banjul in bar eingezahlt werden

Dauer

Die Bearbeitungsdauer beträgt bis zu einem Jahr.


Die inländischen Behörden übermitteln die Amtshilfeersuchen über den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amts an folgende Anschrift:

Auswärtiges Amt, für Botschaft Dakar, Kurstr. 36, 10117 Berlin.

Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.

Kostenschuldner ist im Rahmen der Amtshilfe die ersuchende Behörde. Diese erhält nach Abschluss der Überprüfung einen Festsetzungsbescheid.

 

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